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Executive Assistant / エグゼクティブアシスタント
年収：800万 ～ 1000万
採用企業案件
アヴィバ株式会社
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- 会社規模非公開
- ソフトウエア
| 部署・役職名 | Executive Assistant / エグゼクティブアシスタント |
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| 仕事内容 |
Reporting to: Japan Market Leader [JOB DESCRIPTION] Your responsibilities will include, but are not limited to: ・Efficiently manage and prioritise calendars including scheduling meetings and appointments, assisting with travel arrangements and meeting venues. Anticipate scheduling conflicts and proactively resolve them ・Organize and coordinate meetings, conferences, and special events, including preparing agendas, materials, and presentations. Ensure that meeting logistics are handled smoothly, including room reservations, catering, and audiovisual equipment setup. Where required, attend meetings to record minutes and key actions ・Serve as a primary point of contact for internal and external communications, screening and prioritizing emails, phone calls, and other correspondence. Draft and prepare correspondence on behalf of the VP and/or leadership team for review ・Support executive visitors from global AVEVA offices during their trips to Japan. This may include schedule management, restaurant arrangements, transportation, etc. ・Arrange domestic and international travel accommodations, including flights, hotels, transportation, and visas. Provide detailed itineraries and ensure that travel plans align with executive preferences and business objectives. ・Track and reconcile executive expenses, including processing reimbursement requests, reviewing receipts, and maintaining expense reports. Coordinate with finance department as needed. ・Lead and assist with special projects and initiatives as assigned by the Market Leader and/or Leadership Team, including research, data analysis, and presentation preparation. Collaborate with team members to ensure timely completion of projects. ・Maintain organized and up-to-date electronic and physical filing systems for leadership documents, reports, and records. Ensure confidentiality and accuracy in handling sensitive information. ・Assist with onboarding new staff members and provide administrative support to other departments as needed. ・Coordinate internal office events and lead workplace-experience initiatives to promote collaboration, employee engagement, and a positive working environment. 直属の上司：日本担当マーケットリーダー 【主な業務内容】 具体的な職務内容は以下の通りですが、その他業務が割り当てられる場合もあります。 ・会議や打合せの日程調整、出張手配や会場手配のサポートなど、スケジュールの重複を未然に防ぎながら、効率よくスケジュール管理と優先順位付けを行う。 ・会議、カンファレンス、特別イベントの企画 / 調整（議題 / 資料 / プレゼンテーションの準備など）を担当する。会議の調整業務（会場予約、ケータリング手配、音響映像機器の設置など）を円滑に進めながら、必要に応じて会議に出席し、議事録作成や重要事項を文書化する。 ・社内外の連絡窓口として、メール、電話、その他の連絡内容を整理し、優先順位を付ける。また、副社長および / または経営陣に代わって文書を作成し、承認を待つ。 ・海外拠点から来日する役員の滞在サポート（スケジュール管理、レストラン手配、交通手段の手配など）を行う。 ・国内外の出張手配（航空券、ホテル、交通手段、ビザ取得など）を行い、詳細な旅程共有や、出張計画が役員の意向と業務目標に沿うよう調整する。 ・役員経費の経理処理（精算請求の処理、領収書確認、経費報告書の管理など）を行い、必要に応じて財務部門と連携する。 ・マーケットリーダーおよび / または経営陣から割り当てられた特別プロジェクトや企画（調査、データ分析、プレゼンテーション準備など）を担当する。また、チームメンバーと協力し、プロジェクトの期日厳守を徹底する。 ・経営文書、報告書、各種記録の電子 / 物理ファイルシステムを管理し、常に最新かつ整備された状態に保つ。また、重要情報の取り扱いは慎重に行いながら、情報の正確性を保持する。 ・新入社員の研修支援や、必要に応じて他部門への事務サポートを行う。 ・社内イベント手配や職場体験プロジェクトの運営により、協働促進 / 従業員エンゲージメント向上 / 良好な職場環境の醸成を図る。 |
| 労働条件 |
[Location] Tokyo, Japan 【勤務地】 東京都 |
| 応募資格 |
【必須（MUST）】 ・Experienced as an Executive Assistant for more than 3 years・Experienced working at multi-national companies with complex organization structure ・English Skills: Business level ・Japanese Skills: Native level ・Strong Hospitality and Customer Excellence mindset ・3年以上のエグゼクティブアシスタント経験がある方。 ・複雑な組織構造を持つ多国籍企業での勤務経験がある方。 ・英語スキル：ビジネスレベル ・日本語スキル：ネイティブレベル ・高いホスピタリティと顧客満足度を追求する姿勢をお持ちの方。 【歓迎（WANT）】 ・Sales Support experience is nice to have・Team lead/management experience is nice to have ・営業サポート経験があれば尚可。 ・チームリーダー / 管理職経験があれば尚可。 |
| アピールポイント | 自社サービス・製品あり 外資系企業 年間休日120日以上 シェアトップクラス 完全土日休み フレックスタイム 月平均残業時間20時間以内 |
| リモートワーク | 可 「可」と表示されている場合でも、「在宅に限る」「一定期間のみ」など、条件は求人によって異なります |
| 受動喫煙対策 | 屋内禁煙 |
| 更新日 | 2025/12/19 |
| 求人番号 | 6352313 |
採用企業情報
- アヴィバ株式会社
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- 会社規模非公開
- ソフトウエア
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会社概要
【本社所在地】東京都港区芝浦2丁目15番6号
【事業内容】コンピュータ・ソフトウエアの販売及びコンピュータ・ソフトウエアに関する知的財産権の利用許諾、並びにコンピュータ・ソフトウエアの販売に関するアフターサービス及び保守
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